同社は、竹田街道沿いにある本社のそばに「テルピア」という一般小売も行う店舗を持っている。今回の取材では、テルピアで業務を行っているB・E部の平井直人氏にご協力いただき、ロジテックの電話機用ボイスレコーダー「LIC-TRA056SD」を使うことになった経緯やその使い心地をうかがった。 テルピアは携帯電話を中心に、中古パソコンも扱っている小売店である。同時にビジネスホンやLANといったネットワーク工事の問い合わせを受け付ける、事務所としての機能も持っている。二つの機能を持つテルピアだが、代表電話番号は一つなので個人・法人など様々なお客様から別々の問い合わせが入る。このため電話の応対は大変な状況だった。「（電話が）多いときには鳴りやむ間もありません」（平井氏、以下同）。また顧客の来店中などはゆっくり電話している訳にもいかない。そのため、どうしても聞き間違いなどの問題が起こりやすくなっていた。「メモを取っていたのですが、そっちに気をとられて肝心なことを聞き漏らす心配がありました」。このままでは顧客や他部署からクレームが付く恐れがあり、何か改善する方法が必要だった。 そんな時にロジテックの「LIC-TRA056SD」をエレコムの法人向けサイトで見つけた。メモを取らなくても通話記録が残るレコーダー。これなら問題を解決できるかも知れない、ということで導入することになった。

「LIC-TRA056SD」の接続は簡単で「すぐに理解できた」。受話器と電話機の間に挟むように配線するだけだ。実際容易に接続が完了し、基本操作は説明書を見るまでもなく、ご理解いただけたとのこと。「全然難しくはなかったですね」。 基本操作といっても電話がかかってきたら録音ボタンを押すだけである。電話が終わったら再度録音ボタンを押せば停止する。これだけで「LIC-TRA056SD」本体の内蔵メモリに通話内容が録音される。 録音内容を再生する場合は、録音ファイルを選択して再生ボタンを押すだけだ。録音ファイルには通し番号が付いており、「LIC-TRA056SD」本体だけである程度管理できる。録音・再生機能で用件を再確認することが、ボタン操作で手軽にできるようになった。聞き取りづらかったり、多忙の中つい用件を失念したりといった「問題は解消されました」。

「LIC-TRA056SD」は音質設定により、録音時間が変化する。平井氏は実稼働前に一通りの音質設定を試した。その結果、一番聞き取りやすい高音質モード（32Kbps）を使用している。この場合でも9時間の録音が可能である。通常の業務であれば、本体の内蔵メモリに数日分は保存できる。「容量的には全く問題ないですね」。もし内蔵メモリがいっぱいになっても、SDカードで容量を増やすことで対応が可能だ。 また「ある程度録音がまとまったら」、データをパソコンに移しているとのこと。付属のUSBケーブルで接続すれば、パソコン上の専用ソフトで、録音データの保存や管理ができる。過去のデータもすぐに参照することが可能だ。

「LIC-TRA056SD」によりテルピアでの電話応対業務は円滑に行えるようになった。平井氏が本社に「LIC-TRA056SD」を紹介したところ、上々の評価を得たそうである。またビジネスホンも扱うウエダ事務機サービスの顧客にも、「LIC-TRA056SDのニーズはありそうです」と、さらなる拡がりを予感されていた。