【Wi-Fiコラム】オフィスでのスマートスピーカーの活用方法

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概要
オフィスで働かれている方の中には、両手に荷物を持っていたり、席を立ってラジオなどのデバイスを操作したりすることが面倒に感じられる方もいらっしゃるかと思います。
そのような場合に役立つのが、人の声に反応して各ツールを操作してくれるスマートスピーカーです。
スマートスピーカーと聞くと、家庭内で利用するためのものでは?と、思われる方もいるかと思いますが、実はオフィスでも有効に活用することができます。
本記事では、オフィスでのスマートスピーカーの活用方法をご紹介します。

スマートスピーカーとは?

スマートスピーカーとは、指示された内容に対したアクションを、搭載されたAIが判断して各ツールを操作してくれるスピーカーです。
キーボードやタッチパネルのように手を使わないので、両手に荷物を持っていたり、作業をしていたりしても、スマートスピーカーに話しかけることで各作業をしてくれます。

現在さまざまなメーカーからスマートスピーカーが発売されており、対応するサービスが異なります。 そのため、スマートスピーカーを導入する際は、現在使用しているサービスに対応したものを選びましょう。

オフィスでのスマートスピーカー導入に必要なもの

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スマートスピーカーを使うには、Wi-Fiを使用してスマートスピーカーとその他デバイスを接続するため、Wi-Fi環境が必要になります。
また、Wi-Fiに対応していない電灯やテレビモニターと連携する場合は、Wi-Fiに対応したスマート電球やスマートコンセントなどが必要です。

Wi-Fi環境が整い、必要なデバイスがそろったらスマートスピーカーを設定します。 例えば会議室が複数ある場合、「会議室Aのモニター」「会議室Bの照明」など、スマートスピーカーが判断できるような情報を設定します。 これらを用意することにより、ハンズフリーでオフィスに用意された電気製品を操作することができます。

オフィスでのスマートスピーカー活用事例

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こちらでは、オフィスでのスマートスピーカーの活用事例を一部ご紹介します。

  • 作業中の指示

    資料作成や荷物を持っている時など、手がふさがっていてもスマートスピーカーに口頭で指示を出すことで、指示通りに動かすことができます。
    例えば、訪問先への交通状況や持ち物チェックなど、手が空けられない時の確認などに使用されます。

  • BGM再生

    ラジオや音楽配信サービスを使用したBGMの再生にも、スマートスピーカーは使われます。
    BGMを再生することにより職場の雰囲気を変えたり、ニュースを流すことで耳から情報を入手したりすることができます。

  • アラーム機能

    始業や就業、昼休憩などを知らせるアラームやタイマーにもスマートスピーカーは使われます。
    事前にアラームを設定することにより、うっかり予定などを忘れることを防止することができます。

  • 受付・呼び出しシステム

    事務所やバックオフィスにスマートスピーカーを設置することで、お客様が来社した際にも、入力した情報をもとに対象の社員を呼び出すことができます。
    受付・呼び出しシステムを導入することにより、素早く来客に対応することができるだけではなく、受付業務の手間・時間を省くことができるのです。

  • 既存システムとの連携

    あらかじめオフィス内に設置されたシステムとAPI連携することで、商品情報の音声での紹介や操作説明などをおこなうことができます。
    APIとはアプリケーション・プログラミング・インターフェイスの略で、アプリやソフトとプログラムをつなぐ役割をもちます。

おわりに

本記事では、オフィスでのスマートスピーカーの活用方法をご紹介しました。
スマートスピーカーはWi-Fiを介してさまざまなデバイスと連携し、音声入力によって各ツールをコントロールすることができるスピーカーです。

両手がふさがることが多い有形商品を取り扱う企業や、できるだけ席を立ちたくない方はオフィスにスマートスピーカーを導入してはいかがでしょうか。

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