Web会議を導入するメリットについてご紹介

交通費・移動時間の削減

Web会議を導入するとパソコンとインターネットがある場所であれば、どこであっても会議に参加できます。
それにより、これまで会社の会議・打ち合わせの際にかかっていた交通費や移動の手間を省くことができます。
また移動の時間が短縮されるというのもメリットの一つです。
Web会議を導入することで、会議場所の決定や移動時間にかかる時間を削減することができるので、業務の効率化を図ることもできるでしょう。

• ・それに伴い、意思決定スピードも上がる

  仕事を行ううえで大切なことの一つに、意思決定スピードが挙げられます。
  「会議の中で決めたいことがあっても上司が外出していて決定できない」ということが起きると、その会議の意思決定が遅くなってしまうでしょう。
  Web会議を導入することで外出先であっても顔を出して会議を行うことができるため、意思決定スピードも上がることかと思います。

さまざまな働き方が実現できる

Web会議を導入することによって、さまざまな働き方が実現可能になる点もメリットだと言えます。
これまでは会議に出席するため出社する必要がありましたが、Web会議を導入することになると、どういった場所であっても会議ができる形になるため、テレワーク・リモートワークとしての働き方が実現できるのです。
そのほか遠方の営業先に訪問せずとも商談することが可能であるため、生産性の向上にもつながります。
Web会議の導入により働き方も多岐にわたるようになり、業務効率の改善も期待できるようになるでしょう。

• ・会議資料の準備も手間・コストがかからない

  従来、会議を行う度に資料の印刷・配布などの手間がかかっており、印刷の手間・紙コストがかかっていました。
  Web会議を導入すればシステム内に資料共有機能があるため、パソコン画面に資料を表示させながら会議に参加することができます。
  これによりペーパーレス化の促進に加え、印刷の手間・コストも抑制でき、置き忘れなどによる情報漏洩のリスクも削減することが期待できます。

コストをかけずに運用可能

上記の流れから、Web会議はモニター・専用回線といったものが不要であるため、導入時の初期費用も少なく抑えることができる傾向にあるでしょう。
クラウド型にいたってはサーバーの設置も必要無いため、初期費用はかかりません。
システム利用料を支払うことで運用可能であるため、トータルコストを大きく抑えられるというメリットがあります。
またクラウド型の場合、定期的なメンテナンスをベンダー側で実施してもらうことができるため、社内でのリソース消費する必要もなくなります。
一方オンプレミス型の場合、サーバーを自社のネットワークに設置するため、初期費用・メンテナンス費用といったものがかさむ傾向にあります。

おわりに

本記事では、Web会議を導入するメリットについてご紹介しました。 常に多くのメリットがあります。
その一方、注意しなければならないこともいくつかあります。
自社にWeb会議を導入することを検討する際には、その点に関しても理解しておかなければなりません。
きちんと理解を行ったうえで、自社でWeb会議を導入すべきかどうか、導入するのであればどのようなものが必要か、導入の流れはどんなものか、といった内容についても考え始めてみるようにしましょう。

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