テレワークにWeb会議は必須？欠かすことができない理由とは？

テレワーク推進の動きにより注目されるWeb会議

誰でも簡単にWeb会議を導入できる環境が整ったということが、Web会議が注目される理由の一つとも考えられています。
また2019年には「働き方改革」が施行され、新しい働き方として「テレワーク」が推進されているということも影響しているでしょう。

テレワーク普及を支える存在としてWeb会議は欠かすことができないということから、一層関心が寄せられるようになったのです。 さらに2020年には日本で新型コロナウイルス感染拡大防止として「緊急事態宣言」が発令されました。 これにより外出自粛要請や3密回避といったことが行われ、対面コミュニケーションが難しくなり、テレワークが一気に普及したということが言えます。

テレワークではWeb会議が欠かせない理由

• コミュニケーションが取りやすい

  Web会議を使用することで、パソコン・タブレット・スマートフォンなどの画面を通じて相手との会話ができるようになります。

  リアルタイムで映像・音声データが共に送受信されるため、現実に対面しているようなスムーズな会話ができます。
  Web会議の開設・参加を共に短時間かつ簡単に行うことができるので、一般的な対面の会議以上に気軽に利用することができ、コミュニケーションの活性化を促進させることもできます。

• マンツーマンのミーティングで仕事ぶりが評価できる

  Web会議は複数人でやり取りを行うことに加えて、マンツーマンのミーティングにも活用することができます。 上司と部下で定期的にミーティングを行うことで、テレワークで普段確認がしづらい仕事ぶりを確認し、正確な評価をすることができます。 テレワーク中の勤務態度をしっかりと評価できるため、部下も仕事へのモチベーションキープにもつながります。

• テレワークにメリハリをつけることができる

  Web会議を利用する中で、1日1回その日の業務内容・進捗に関して報告を行うことで、テレワークにもメリハリをつけることができます。 Web会議を使うことで、毎日の業務に関しての報連相も習慣化できるようになります。 情報伝達の漏れ・抜け・ミス予防にもつながるでしょう。

• 業務効率をアップにつながる

  Web会議を利用することによって、簡単な操作で会議をすぐに始められるので、確認したい内容・相談したい内容があればすぐにコミュニケーションを取ることができます。 情報伝達・情報共有のスピードがアップすると意思決定も早く行うことができるので、ビジネスチャンスを掴みやすくなるという利点があります。 またWeb会議の際は会議中であってもファイル・データなどをメンバー間で共有することができるので、データ添付されたメールの送受信の手間も省くことができます。

• 安心安全な環境の中でやり取りできる

  Web会議システムの多くは、安心安全な環境でファイル・データの送受信ができるよう、セキュリティ対策に力を入れています。
  導入するシステムによって機能は異なるのですが、アクセスできるIDに制限をかけたり、データ暗号化をして送受信したりといったことが可能です。 ネットワーク環境が異なる場合でも、一定のセキュリティレベルを保った状態でやり取りを行うことができるため、情報漏洩リスクを軽減することができるのです。

おわりに

本記事では、テレワークにWeb会議が欠かすことができない理由についてご紹介しました。
Web会議を取り入れることで、テレワークを行っていても孤独感・孤立感を感じにくいため、社員のモチベーションアップにも役立つと言えるでしょう。