Web会議を行ううえでの注意点や気をつけるべきポイントとは？

【Web会議の注意点】対応に関する注意点

・カメラ目線で相手の反応を確認しながら会話をする

相手に興味を持っているという姿勢を見せるよう、Web会議の際にはカメラ目線になって相手の反応を確認しながら話すようにしましょう。
首を動かして頷く・声に出して相槌を打つ・相手に質問するなど、相手への配慮を忘れないことが大切です。
できる限り直接話をする時との差を無くすためにも、相手の様子を観察しながらカメラ目線で話を進めるということも注意点として挙げられます。
・映像や音声の乱れがあったときは謝る

Web会議の最中、ネットワークの関係により、会話の途中で音声・映像が乱れてしまうこともあるかと思います。
社外の方とのWeb会議を行う際には、とくに相手への気遣いの気持ちを伝えるためにも、進行の妨げになってしまったことをお詫びするようにすることが大切です。
音声・映像の乱れが生じてしまった際には、謝罪の言葉を忘れないようにしましょう。

・画面・音声はONの状態になっているか

Web会議を導入し始めて間もない頃であれば操作ミスによって、会議が始まってもパソコン画面・音声がOFFの状態になってしまうこともあるでしょう。
操作方法が分からない、もしくは慣れていなくて焦ってしまうことが原因であるため、事前に社内間で操作方法手順・マニュアルといったものを共有しておくことで解決できます。
会議時間を無駄にすることなくスムーズに本題に入るためにも、Web会議の際のパソコン画面・音声がONの状態になっているかを必ず確認するようにしましょう。
・周辺の音にも注意する

Web会議を行う場所・環境によっては、周辺の雑音が気になってしまって、会話に集中することができなくなるということもあります。
オフィス内でほかの社員の声や作業音が聞こえたり、外出先の交通機関の音などが入ってしまったりして、相手に不快な思いをさせてしまうことがないか、必ず確認するようにしましょう。

・アカウントのパスワード強度をあげておく

Web会議では、アカウントにログインするためのパスワードが設定されています。
Web会議をスムーズかつ効率的に進められるようにするためにも、それぞれの注意点に関しては社員全員が気をつけられるように意識を高めていくことも大切だと言えるでしょう。
社外に会社情報の漏洩が起きてしまわないよう、パスワードは不正利用ができないような組み合わせにこまめに変えるようにし、パスワードの強度を上げるようにしましょう。
パスワード強度をあげておくことで、安心して会議を進めることができます。
・Web会議ツールは暗号化されているかどうか

Web会議で話し合いを行う際には、Web会議ツールのセキュリティ機能の高さをチェックするために暗号化されている内容かどうかを改めて確認しておくのが安心です。
具体的に歯、盗聴・漏洩といった心配を無くすためのSSL・AESといった暗号化が挙げられ、ツールの公式サイトなどで内容を確認することができます。
自社はもちろん、顧客や取引先の安全面をしっかりと守っていくためにも、Web会議のセキュリティ面で注意することが可能な「ツールの暗号化」が挙げられるのです。

本記事では、Web会議を行ううえでの注意点や気をつけるべきポイントについてご紹介しました。
Web会議をスムーズかつ効率的に進められるようにするためにも、それぞれの注意点に関しては社員全員が気をつけられるように意識を高めていくことも大切だと言えるでしょう。