Web会議を行う際は「ルール作り」を行うことが大切！

Web会議の目的・議題を明確にする

Web会議を効率的に進行するには、開催目的・議題・決定事項などを明確にしておく必要があります。
対面で行う会議であっても同じことが言えますが、議題が決まっていないまま話し合いを進めることで、話の論点がずれてしまって会議が長引く可能性があるためです。
自宅から参加するという社員が多いのであれば、会議がリラックスした雰囲気になり過ぎてしまうことがあり、話が脱線してしまうという場合もあります。
気軽にコミュニケーションをとることができるというのは問題ありませんが、目的がある場合には参加者に対しても前もって議題を共有しておいて、話が脱線してしまわないよう気をつけなければなりません。

• ・事前に会議資料を配布しておくのも◎

  会議の目的・議題を伝えておくことに加え、資料がある場合には前もって参加者一人ひとりに配布しておくのがおすすめです。
  会議が始まる前に資料に目を通すことができれば、説明時間も省略することができ、効率的に話し合いをすることができます。
  Web会議に関しては紙の資料に限らず、PDF・テキストファイルといったもので配布しておくのが良いでしょう。

Web会議への参加者人数は最小限に

Web会議を行う際には参加者人数が多すぎてしまうと、話がまとまらなくなってしまいます。
あまり関係のない社員もその会議に参加させてしまうと、本来行うべき業務が進まなくなってしまうでしょう。
業務効率化のために行うWeb会議がかえって逆効果になってしまうこともあるので注意しなければなりません。
できる限り参加者人数を最小限に留めて、効率的に話し合いを進めるのがおすすめです。

• ・重要なWeb会議は記録に残す

  重要な内容を決定するWeb会議に関しては、記録を残しておくということも大切です。
  テキストとして議事録を残すべき会議の場合、記録係を決定しておきましょう。
  テキストとして残すのが不要であれば、Web会議システムとして搭載されている録画機能を利用するというのもおすすめです。

Web会議の参加者全員に適度に発言をさせる

Web会議は参加者がバラバラの場所から会議を行うことが多いため、緊張感を共有させにくいというケースもあります。
参加者の意欲が下がって、さまざまな意見を聞くことができなくなることを防止するためにも、できる限り参加者全員に適度に発言をさせるということも大切です。
司会者・ファシリテーターを決めて、その人から指名してもらったり、発表する順番を決めたりし、話し合いが活発になるように工夫していきましょう。

• ・発言しない時はマイクをミュートモードにすることも◎

  Web会議では、息づかいや衣擦れといったようなちょっとした音声もマイクが拾ってしまうことがあります。
  対面であれば気にならないことが多いですが、Web会議の場合はトラブルの原因につながってしまうこともあるため注意しなければなりません。
  対策法としては、発言する人以外のマイクをミュートモードに設定しておくことです。
  発言する際には、チャット・挙手ボタンなどのツールを利用して主催者にその意思を伝えるようにしましょう。

おわりに

本記事ではWeb会議を行う際の「ルール作り」について、いくつかおすすめのルールをご紹介しました。
業務効率を良くしていくためにも、Web会議のメリットを大きく引き出すことができる「ルール作り」をしっかりと行っておくことがやはり大切なのです。

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