Web会議の進め方のコツとは？スムーズに会議を進めるには？

Web会議をスムーズに進めるための事前準備

Web会議をスムーズに進めるための事前準備をご紹介します。

• 資料・議題を事前に参加者に共有する

  会議前には資料・課題といったものを前もって参加者全員に共有するといった段取りを行うことで、当日の進行をスムーズに進められるというポイントがあります。 たとえばプレゼンのスライドを前もって共有しておくことで、当日質問がしやすくなるという魅力もあります。 そのためには直前に資料を完成させるというのではなく、あらかじめ余裕をもって資料作成に取り掛かっておくことが大切です。 また参加者は前もって送られてきた資料にはしっかりと目を通しておかなければなりません。

• 司会進行役を決めておく

  実際のWeb会議をスムーズに進められるように、参加者の中から司会進行役を選ぶようにしましょう。
  司会進行役はなるべくハキハキと話すようにしましょう。 比較的コミュニケーションをとるのが上手な方が向いていると言えます。

Web会議の進め方のコツ

Web会議の進め方のコツをご紹介します。

• 誰でも気軽に話しやすい雰囲気にすること

  会議本題に入る前、雑談の時間を設けてみることをおすすめします。 一人ひとりの現在の状況などを聞いてみるのも良いかもしれません。 参加者がWeb会議中に口を開いて発言をすることで、その後の会議の雰囲気も変わってくるでしょう。 ただ、雑談が長くなってしまわないように注意しなければなりません。

• 「はじめまして」の場合、自己紹介の時間を設ける

  対面せずに開始されるWeb会議では、初めての人が会議に参加することも想定されます。
  そういった場合、司会進行役が初めに自己紹介の時間を設けるようにしましょう。 「この会議にはどういった人が参加しているか」ということを参加者全員に知ってもらうための配慮を行わなければなりません。

• Web会議中の助っ人を見つけておく

  Web会議を成功させるために、司会進行役を助ける助っ人が大きな役割を担うことが在ります。 話を盛り上げる・話を膨らませる・質問をするなどWeb会議を進めやすくするサポートを行ってくれる役目です。 参加者の立場に立って、会議の進行状況を客観的に見ることができる人がいることによって話が逸れてしまった場合でもスムーズに軌道修正することができます。

  助っ人を指名する際は前もって本人に確認しておき、各役割について打ち合わせを行っておくことがWeb会議を成功させるための秘訣と言えます。

おわりに

本記事では、Web会議をスムーズに進めるコツやその事前準備についてご紹介しました。
「Web会議に慣れていない...」という場合、対面でのコミュニケーションとの違いに戸惑い、上手にWeb会議を進められないということが起きてしまいます。

Web会議を行うにあたっては、対面とはまた違った気配り・配慮といったものが求められます。
このようにWeb会議特有の進行のコツや事前準備のポイントを把握しておくことで、たとえオンライン上であってもスムーズに会議を進めることができるのではないでしょうか？