Web会議に「ルール作り」が必要な理由とは？

Web会議に慣れていない人も多くいるため

Web会議を導入する企業が多くなってきたとは言っても、まだまだ浸透していないところも少なくないため、テレビ会議の際にカメラの前に座った状態で話し合いを行うことに対してまだ抵抗を感じる方も多いかと思います。

Web会議に慣れていない方は、会議に参加するということ自体が緊張してしまうということもあると言います。 そのため初めの段階である程度のルールを決めておくことで、参加者の緊張や不安を取り除くことができるでしょう。

普段からデジタル機器を使いこなし、「デジタル環境」に慣れているという方はWeb会議にもある程度スムーズに適応できる傾向にあります。 しかし、社員の中でも年配の方であれば、Web会議に馴染むことができずストレスを抱えてしまうという方も居られるかもしれません。

「どういった風に話せば良いのか」「全員の視線がしっかりと感じられ過ぎて少し話しづらい」「対面で行う会議以上に疲労感がある」といった悩みを抱えておられる方も多いでしょう。

ルールをある程度決めておくことによって、誰でもストレスを感じずに参加することができるようになります。 会議参加前の事前準備・発言を行う際の決め事・司会者の指名や役割といった項目をルール化しておくことで、Web会議が驚くほどスムーズに進むでしょう。

対面で行う会議とは雰囲気が違うため

従来の対面で行う会議では当たり前のものとしてできていた会議であっても、Web会議の場合にはルールなしでは円滑に進まないケースが多々あります。 「5分前には接続する」、「自分が話をするときは画面をオンにする」など、あらかじめルールを決めておくことによって、より会議をスムーズに進めることができます。

自宅からでも気軽に参加することができるので、会議の空気がリラックスし過ぎてしまって会議が長引いてしまったり、複数人が同時に発言して内容が聞き取れなかったりするという場合もあるでしょう。 「発言のタイミングがつかめなくて話が盛り上がり辛い」「発言することができずに参加しただけになった」というお悩みを抱えている方も少なくありません。

従来の対面での会議に慣れてしまうとWeb会議でも同じように行動してしまい、会議がうまく進まなくなってしまうということもあります。 そういったことを回避するには、参加者に気配り・進行に関してのルールを設定するということが非常に大切です。

ルールを設定しておくことによって、対面での会議のような程よい緊張感を共有し、会議を進行することができるでしょう。

Web会議中のトラブルを回避できるため

Web会議中にトラブル・不慣れなことが影響して話が進まないとなると、Web会議の魅力を軽減させてしまうことになります。

良いシステムを導入していても逆効果になってしまうことがあります。 コミュニケーション面やシステム面などのさまざまなトラブルを避けるためにも、ルールを設定しておくことは非常に大切です。

おわりに

本記事では、Web会議に「ルール作り」が必要な理由についてご紹介しました。
メリットの多いWeb会議ですが、しっかりとルールを設定しておかないと話し合いがスムーズに進まずに、さまざまなストレスを感じてしまうこともあります。

Web会議を行ううえでの「ルール作り」を作成することから始めるようにし、Web会議の効率を大きく改善することができるよう目指しましょう。