テレビ会議システムを導入する際に知っておきたい導入ポイントについて

接続性や音声品質、正常に会議ができるか

そもそもテレビ会議とは、電話のように専用のネットワーク回線を使用することで活用されるサービスを指します。
そのためどのようなサービスを利用した場合であっても、基本的には音声・映像どちらも問題なく活用できる場合が多いでしょう。

ただ、実際のサービスや品質などは提供している企業によって異なることが多いため、その内容をしっかりと確認・理解したうえで導入を検討するようにしましょう。
また契約しようと検討中のテレビ会議システムの回線が「専用回線か共用回線か」「品質は安定しているか」といった箇所にも注目しておかなければなりません。

そのほか、「テレビ会議を行う際、現在の社内環境で他拠点との多数での接続が可能であるか」「社内のセキュリティ関連の設定を調整する必要は出てくるか」といったような、設定面で音声・映像の品質に影響を及ぼしてしまう可能性もゼロでは無いため、いろいろなパターンを想定したうえで、実際に動作面の確認を行っておくことが大切です。 同じ部屋で複数台のパソコンを同時接続することによって発生すると言われているエコー・ハウリング問題やネットワーク帯域の圧迫を避けることで、安定的なテレビ会議を実現することができるのではないでしょうか？

• とくに「音声」は重要！

  テレビ会議を行ううえで、音声の品質は非常に重要な要素です。
  テレビ会議中、「相手の声が聞こえづらい...」「何を言っているのか分からない...」となってしまえば、会議どころではなくなるでしょう。

  映像の品質を重要視することも大切ではありますが、まずは「音声の品質」に着目することをおすすめします。
  それに従って、会議室の面積・面積をカバーできるマイクスピーカー選定も重要になってきます。

サポート体制が整っているサービスを選ぶ

テレビ会議を行っている最中、思わぬ接続トラブルが発生してしまい、会議の進行ができなくなってしまうという恐れもあります。
予想しなかったトラブルが発生すると、どうしても解決までに時間がかかってしまうものですが、なるべく早く問題も見つけ出して解決に辿りつけるような体制が整えられているのが理想的です。

テレビ会議システムを導入した後にトラブル・故障があったとしても、素早く対応してもらうことができるサポート体制がしっかりと整えられているか、というポイントも非常に重要な導入ポイントだと言えます。

社内の誰もが使いやすいか・定着が早いか

テレビ会議時に活用されるカメラ・マイクなどを常設にしておくことで、テレビ会議の度に接続や設定を行う必要がなくなるため、誰もがスムーズにテレビ会議を始められることでしょう。

しかし、テレビ会議システムは社内のさまざまな方が操作を行うものです。
たとえごく稀にしか活用しないという方であっても、代理などいざという時の操作に時間がかかってしまうとあまり意味がありません。 そのため、社内のさまざまな方が使用するということをみこしたうえで比較選定することが大切です。

社内の誰もが使いやすくなれば、定着もしやすくなるでしょう。
サポート体制にあわせて考慮すべきポイントの一つです。

おわりに

本記事では、テレビ会議システムを導入する際に知っておきたい導入ポイントについてご紹介しました。
テレビ会議システムは、使用回線・使用シーン・導入コストといったものがすべて異なります。 利用の目的に合わせて、最適なテレビ会議システムを選ぶようにしましょう。