Web会議システムの選び方のポイントについてご紹介

安定した通信ができるか

インターネットを通じてWeb会議を行うため、「安定した通信ができるか」というポイントは「会議の質」を左右するといっても過言ではないのです。
たとえば接続数が増えたり、回線が混雑したりするとすぐに画面が固まってしまうといった不安定な通信状況では会議を快適に行うことは難しいのです。

もちろんWeb会議システムの中では、たとえ電波の悪い環境であっても通信が安定している会議を行うことができる製品もあります。 こういった製品を利用することでWeb会議の質を向上することができるため、システム導入時には通信性能に関して初めに確認するようにしましょう。

• 画質・音質は十分であるかどうかも確認

  画質・音質といったものが十分なものであるかどうかも大切なポイントです。
  画質・音質が悪い場合は、重要なことを確認できなかったり、聞き逃してしまったりという可能性があり、情報共有のツールとして役割を果たすということが難しくなります。

セキュリティ面は十分か

Web会議システムはインターネット回線を利用し、ミーティング・打ち合わせを行うため、セキュリティ対策がしっかりと行えていないと、情報漏洩につながってしまうことがあります。 現在は比較的安全性の高いIP-VPNによるSSL暗号通信・ネットワーク通信といったセキュリティ技術が採用され、セキュリティ機能が強化されたWeb会議システムも登場しています。

製品を選ぶ際には、「どのようなセキュリティ対策を行っているのか」を確認するようにしてください。

自社の希望する導入形態であるか

Web会議システムは大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」という、2つの導入形態があり、自社にあった形態を選ぶということが大切です。

インターネット上のサーバーを使ってサービス利用を行うのが「クラウド型」です。
設備初期費用・メンテナンス費といったものがかからないので、比較的低予算で利用することができ、契約後すぐに利用することができます。

一方で自社にサーバーを導入し、サービス利用を行うのが「オンプレミス型」です。
こちらは設備初期費用・メンテナンス費が必要であり、利用開始までに時間を要してしまうという点がクラウド型とは異なります。 しかし、セキュリティ面・機能のカスタマイズ性といった部分では、クラウド型のものよりも高いと言えます。

• 自社に必要な機能が備わっているかも確認

  Web会議システムは製品に搭載される機能が、メーカー・製品ごとに異なります。
  また各製品の「強み」も異なるため、「自社がどのような機能を重要視しているか」を再度確認し、条件を満たすようなWeb会議システムを選ぶことも大切だと言えます。

十分なサポート体制があるか

Web会議システム導入後にトラブルが発生して、サービス利用時に支障が生じてしまうこともあります。
このような場合、「ベンダーがしっかりとサポートしてくれるか」というポイントが選定する際のポイントとして重要になってきます。

製品を導入した後のアフターサポートがきちんと整えられているかを確認し、トラブルが起こった際にも不安が少ない製品を選ぶようにしましょう。

おわりに

本記事では、会議以外にもあるテレビ会議のさまざまな活用法についてご紹介しました。
テレビ会議は大人数で行う場合でもしっかりと全員の顔を映し出すことができ、専用回線によって安定した通話を行うことができるようになるため、さまざまな場面で活用することができるものなのです。