テレビ会議を導入した後に行うべきことをご紹介

テレビ会議導入後に行うべきこととは？

テレビ会議導入した後に行うべきことをご紹介します。

• ステップ1：接続拠点の設定

  テレビ会議を導入した後、最初に行うことは「接続拠点の設定」です。
  導入したテレビ会議が設定している「接続拠点数の上限」をチェックしておくことで、接続拠点を決めることができます。 拠点を決定すれば、テレビ会議がどのような会議・打ち合わせに利用できるかを明確にすることができます。

• ステップ2：映像・音声の確認

  映像・音声がどのくらいの品質のものであるかを確認することも大切です。
  テレビ会議の多くは曇りのない透き通った音と美しい映像を提供することができますが、テレビ会議はネットワーク使用のコミュニケーションです。

  そのためネットワークが何かしらの干渉を受けた際には、映像が上手く映らない・音が途切れるといったトラブルが起きてしまう可能性もゼロではありません。 そのため会議で実用する前に、いくつかの拠点と「テスト接続」を行い、品質をそれぞれ確認しておくことが安心です。

• ステップ3：会議開始手順をルール化させる

  テレビ会議システムは、専用のハードウェアを会議室に設置して使用します。
  誰でも簡単にテレビ会議を利用することができるよう、テレビやマイクの設置場所・ケーブルの接続方法などの細かな手順をルール化しておくことをおすすめします。

  また「どのボタンを押すことで会議を始められる」「どのボタンで資料を共有できる」など、実際の接続方法や添付方法などもマニュアルに入れておくのが良いでしょう。
  テレビ会議システムはワンボタンで開始できるものが多く、操作も直感で行えるものが大半ですが、これらの手順などをしっかりとルール化・マニュアル化しておくと安心だと言えます。

「いきなりテレビ会議を導入するのはやっぱり不安...」という場合は？

• コミュニケーションが取りやすい

  ここまで、テレビ会議導入後の行うべきことについてご紹介いたしました。
  ただ、テレビ会議の導入には多少時間・手間がかかるということから、「もし、テレビ会議が社内で浸透しなかったらどうしよう...」といった不安を抱えている方も居られるのではないでしょうか？

  テレビ会議の導入に不安があるという場合には、「まずはWeb会議から始めてみる」という方法もおすすめです。
  Web会議であれば、専用のものでなく社内のパソコンをそのまま使用できるため、導入にかかる費用はツール代のみです。 Web会議を導入し、「遠隔での会議がどのような感じなのか」「自社で本当に必要なのか」を確認してみるようにしましょう。

  そのうえで、「より高画質・高音質のものを使いたい」「大人数での会議・打ち合わせ時に特化しているものを使いたい」という場合には、テレビ会議の導入を検討するのがおすすめです。 「テレビ会議導入への不安が払拭できない...」という方であれば、まずは手軽に始められるWeb会議から取り入れてみるのが良いでしょう。

おわりに

本記事では、テレビ会議を導入した後に行うべきことについてご紹介しました。
テレビ会議は、会議・打ち合わせといったものに参加するために遠方まで足を運ばなければならない手間を省くことができ、出張にかかる費用や移動時間を削減することもつながるため、現在さまざまな企業で導入されているのです。
テレビ会議システム導入後の手順をしっかりと押さえ、快適にテレビ会議が進められるようにしていきましょう。