テレビ会議のスムーズな進め方について　効率的に進める方法は？

テレビ会議のスムーズな進め方について

テレビ会議のスムーズな進め方についてご紹介します。

• 司会進行役の人は少し早めに入室しておく

  テレビ会議参加者予定の方の中には、「テレビ会議の時間をうっかり忘れていた...」「テレビ会議参加のためのアドレスが分からない...」という人もいるでしょう。
  そのため司会進行役の人は、テレビ会議を始める前にリマインダーを参加者全員に送っておくようにします。

  そしてテレビ会議が始まる5分ほど前には映像・音声接続しておくようにし、参加者を迎えられるよう、余裕を持って準備しておきましょう。 初めてテレビ会議に参加する人が居るという場合には、相手を不安にさせないように配慮を心がけることも大切です。

• テレビ会議を行う目的・ゴール、テレビ会議のルールを明確にする

  テレビ会議は手軽に開始できるということから、どうしても疎かになってしまいがちですが、対面での会議と同じように会議の目的・ゴールなどを明確にしておくことが大切です。

  またテレビ会議をスムーズに進行するには、「テレビ会議時のルール」を決めておくことでより進行がしやすくなるでしょう。
  具体的なルールとしては、「人の発言は最後まで聞くようにして話の腰は折らない」「発言しない時にはマイクの設定をミュートにしておく」「意見の違いがあってもお互いに受け入れる」「疑問点・不明点があれば必ず質問をする」といったものが挙げられます。

• 参加者全員が会議についてこられているかを確認

  テレビ会議では、相手の表情・目線といったものが対面での会議に比べると少し分かりづらいということがあります。
  そのため「話が伝わっているか」「把握・理解してもらえているのか」が分かりにくいという注意点があります。 司会進行役の人は参加者の状況・様子などを観察するようにし、参加者全員がしっかりと会議の内容を把握・理解できているかを確認しつつ、テレビ会議を進行するようにしましょう。

テレビ会議を効率的に進める方法は？

テレビ会議を効率的に進める方法についてご紹介します。

• 発言する時以外はマイクをミュートにしておく

  周囲が静かな場所であれば問題ないのですが、マイクの設定をONのままにしていると周囲の音をかなり拾ってしまいます。
  自分の発言以外の時にはマイクをミュートにし、こまめにON・OFFを心がけるようにします。 参加者全員が快適な環境でテレビ会議に参加することができるよう、周囲に配慮するようにしましょう。

• 「相槌係」を決めておく

  テレビ会議では参加者の反応が捉えにくいため、発言者はどうしても不安になってしまいがちです。
  またテレビ会議が静寂になってしまうと、参加者は発言するタイミングを見失い、気を遣ってしまうという雰囲気になってしまいます。

  そこで「相槌係」を決めておき、テレビ会議を円滑に進行できるようにするのがおすすめです。
  「相槌があった後に参加者が発言をする」という流れを作るのです。
  話の内容によって小さい声・しっかりと頷く声など相槌の声の大きさも変えるようにし、テンポよく相槌ができるのが理想的です。 「相槌係を任命するのが難しい...」という場合には、会議ごとに誰か一人を任命して、相槌を打ってもらうという方法も良いでしょう。

おわりに

本記事ではテレビ会議のスムーズな進め方について、効率的に進める方法をご紹介しました。
当記事を参考にテレビ会議をスムーズに進める方法を押さえ、テレビ会議前日までにリハーサルを行い、当日しっかりと会議を進行できるように準備していきましょう。