Web会議の常時接続とは？活用方法やメリットをご紹介

Web会議の常時接続とは？

Web会議の常時接続とは、システムを使用している時間のみ接続しているものではなく、支社・支店間でつなぎっぱなしにし、常時映像を表示させながら業務を進行する状態を言います。
社内間の別部署など、常にお互いの映像を確認することができたり、コミュニケーションをとりたいという場合にすぐ対応できたりする点が魅力です。

Web会議の常時接続のメリットは？

Web会議の常時接続のメリットについてご紹介します。

• 円滑なコミュニケーションが可能

  Web会議システムの常時接続を利用することで、コミュニケーションの際に都度ツールを起動させる必要が無くなるためコミュニケーションを円滑にとることができます。
  その際、同じ空間で業務を行うイメージにするには、大型モニターを利用するのがおすすめです。

  ほかの社員の様子や仕事ぶりを確認することができるため、管理業務に関してもスムーズに行うことができ、大いに役立つのではないでしょうか？

• リアルタイムで情報共有できる

  情報を共有したいという場合にも、リアルタイムで情報共有ができます。 同じ作業を複数の従業員が各拠点で行っている場合、内容確認や情報の擦り合わせなどを行う際にも非常に便利です。

• 時間を削減できる

  ツールの起動・終了にかかる時間を削減できるということから、その分、業務効率を向上させることができます。

• 管理職への相談や決裁もスムーズに！

  管理職などへの相談・質問・決済などもスムーズに行うことができます。
  普段管理職がなかなか捕まらず、相談・質問する機会がどんどん延長されてしまうという例は意外と多いもの。 常時接続によってそのような時間ロスを抑えることができるため、業務効率面においても高い効果を得られます。

Web会議を常時接続した活用方法

常時接続を活用する具体的な事例についてご紹介します。

• 事例1：遠隔地にあるオフィスを結ぶことで一体感構築

  複数拠点にWeb会議システムを導入して常時接続を行った事例です。
  オフィスの壁にモニターを設置し、Web会議システムを常時接続しておくことで、ほかのオフィスの風景や様子を映像・音声で確認でき、一体感を構築させることができました。

  マイクも設置されているため遠隔地のオフィス社員を直接呼び出し、その場で相談・連絡などを行うことも可能です。 相手が席にいることを確認できるため、内線をかける回数も軽減されるのではないでしょうか？

• 事例2：在宅勤務でもオフィス環境を再現

  ワークライフバランスの推進に積極的に取り組む会社では、在宅勤務にもWeb会議システムの常時接続を活用しています。 物理的な距離があっても社員と気軽に話をすることができるため、お互いの進捗などをすぐに確認することができ、業務効率を向上させることにつながりました。

  業務の合間の雑談も交えやすく、社内でのコミュニケーションを一層活性化させることにも成功しました。

おわりに

本記事ではWeb会議の「常時接続」とは一体どのようなものなのか、その活用方法やメリットについてご紹介しました。
常時接続を行うことでスムーズなコミュニケーションをとることができるため、在宅勤務や会社が複数拠点に分かれているという場合にはとくにおすすめです。
また常時接続によって、妊娠中・ケガの療養中でもオフィスに行かずに仕事を進めることができたという例もあります。