海外拠点とつながる場合のWeb会議システムの選び方

海外拠点とWeb会議を行う際には注意が必要？

Web会議を進行する際、必要となるものがたくさんあるというわけではありません。

• パソコン・タブレット・スマートフォンなどのインターネット回線を活用できる媒体
• カメラ・マイクなどの映像音声機器
• 適切に運営できるWeb会議システムサービス

これらが整っていればWeb会議を行うことができるのです。
ただ、これらは最低限必要なものを取りそろえた場合であり、セキュリティ面で安全・安定できるWeb会議を進行するにはWeb会議システムのサービスをしっかりと吟味していく必要があります。 中でも海外拠点とのWeb会議を進行する上では、注意しなければならない点がいくつかあるのです。

【海外拠点とのWeb会議】Web会議システムの選び方は？

海外拠点とのWeb会議を行う上では、Web会議システムの選び方が重要になります。 このような場合、どのような点に注意してWeb会議システムを選べば良いのかをご紹介しましょう。

• 安定した回線であるか

  海外拠点とのWeb会議を行う場合、映像や音声が安定しているかというのは重要なポイントです。
  映像や音声の遅延・切断などのトラブルがよく起きてしまうという状態では、スムーズにコミュニケーションをとるのが困難になってしまいます。

  相手の重要な情報を聞き逃してしまって、Web会議自体の生産性が低くなってしまう可能性もあります。 このように回線が安定しないということで、導入した回線を再度変更するということは非常に手間がかかります。 そのためWeb会議システムを選ぶ際には、海外拠点の展開に実績をもっている業者を選ぶのがおすすめです。

• サポート体制が整えられているか

  Web会議システムを選ぶ際には、サポート体制がきちんと整えられているかにも着目してください。 海外拠点とのWeb会議を行う際には、時差の関係上から会議が早朝・深夜になってしまうこともあるでしょう。

  この時にシステムにトラブルや不具合が発生してしまったとしても、サポート体制が整えられていないとなるとビジネスに支障をきたしてしまうこととなります。 そういった時差関係なく24時間対応してくれるサポート体制があれば、安心してシステムを利用できるでしょう。

• 費用対効果は満足できるものか

  海外拠点とWeb会議を行うとなった場合、そこにかかるコストは大きなものになります。 システムサービスによっては、導入費用・運用費用が高額になってしまうこともあるでしょう。 「Web会議システムを導入したけれど、海外への出張費用の方が安く済んだかもしれない」ということだけは避けたいですよね。

  ただ価格の安さにばかり重視してしまうと、サポート体制が十分受けられなくなるという可能性もあります。 そういったことにならぬよう、Web会議システムの機能・価格だけに着目するのではなく、自社の規模・業務形態に適した製品を導入するようにしましょう。 コストをかけて行うものであるからこそ、十分に満足できるシステムを選ぶことが大切です。

おわりに

本記事では、海外拠点とつながる場合のWeb会議システムの選び方についてご紹介しました。
Web会議で海外拠点とつながる場合、システムの選び方で注意しなければならない点がいくつかありました。 システム選定時には当記事を参考にして、適切なWeb会議システムサービスを導入してください。