国内でのWeb会議と海外拠点とのWeb会議の違いや注意点について

国内のWeb会議と海外拠点とのWeb会議の違い

国内のWeb会議と海外拠点とのWeb会議の違いについてご紹介します。

• 通訳が必要

  国内でのWeb会議との違いとして、海外企業とのWeb会議では「言語の壁」を感じる場面が多くあります。 共通語が英語である場合が多いですが、たとえ英語ができる社員が居たとしても、英語力がネイティブ並みでなければ会議をスムーズに進めることも難しくなります。

  自社に英語が得意という社員がいれば問題ありませんが、そうでない場合には無理に社員間で人材を探そうとするのではなく、外注で通訳を依頼することも検討しておきましょう。

• 相手の国との時差がある

  Web会議を行う相手が遠い国の企業である場合、避けられないのが「時差による問題」です。

  日本が日中の時間帯であっても、相手の国は早朝・深夜であることも考慮しておく必要があります。

• ネット回線が不安定になることがある

  海外の企業とWeb会議を行う際、相手側のネット回線が不安定になることも考えられます。 都心部にある場合、ネット回線も安定していることが多いですが、通信網がまだ発達段階にある国の場合は注意が必要だと言えます。

海外拠点とWeb会議を行う際の注意点

上記で述べた違いに着目して、海外拠点とWeb会議を行う際の注意点についても確認しておきましょう。

• 通訳サービスを活用する

  海外拠点とWeb会議を行う場合、共通言語である「英語」もしくは相手国の言語を話せる人がいないと話を進めることができません。
  「他言語を話せる人材が居ない」という場合、通訳サービスを提供している専門会社を活用するというのも一つの方法です。

  そのほかクラウドソーシングを利用し、フリーランスで活躍している通訳者に依頼を出すという方法もあります。 どちらの場合であっても、日本語・相手国の言動に精通している人材を選ぶようにしましょう。

  またIT言語や専門知識が必要とされる会議の場合、「その分野の知識をある程度把握している通訳者」を選ぶことも大切です。 質が高い通訳者を選ぶことで、話の内容が濃く複雑なものになってもスムーズに話を進められるようになるでしょう。

• 会議時間を設定する際は相手国との時差を考慮する

  アメリカなどの欧米の企業とWeb会議の時間を決定する際には、時差を考慮する必要があります。 日本時間の昼間に会議予定を立ててしまうと、相手国は早朝や深夜の時間帯である可能性が高く迷惑をかけてしまいかねません。

  国の時差を理解し、お互いに相手国の時間帯を考慮して会議時間を決めるようにしましょう。 時間を決定する際には、「日本時間で○○時○○分」「相手国の時間で○○時○○分」というように、開始時間を自分の国・相手の国で分けて決定し、共有するのがおすすめです。 こうすることで齟齬が発生しにくくなるため、時間決定のミスを防ぐことができます。

• お互いにネット回線の状況を把握しておく

  Web会議を行う前には自社でのネット回線状況はもちろん、相手側の企業のネット回線状況も把握しておけると良いでしょう。 先方の通信状況があまり良くないという場合、重いファイルは直接送らない・動作が安定的なWeb会議システムを利用するなどの対策を考えておくことができます。

おわりに

本記事では、国内でのWeb会議と海外拠点とのWeb会議の違いや注意点についてご紹介しました。
海外拠点の企業とWeb会議を行う際には、国内での会議との違いや注意点を把握しておく必要があります。

ご紹介したポイントを押さえて、海外企業との会議をスムーズに進められるようにしましょう。