会議だけじゃない！Web会議システムのさまざまな活用法をご紹介

活用法1：外出先の社員を社内からサポートできる

営業の仕事をされている方であれば、訪問先の企業で専門的な内容に関して突っ込まれた際、上手く応えられず困った経験をされた方も多いのではないでしょうか？
専門的な知識を持つ専門家やアドバイザーとなる上司からの返答を待って気まずい思いをしたり、一度案件を自社に持ち帰ってから先方に返答したりという流れになったのではないかと思います。

そのような場合には、やはりWeb会議システムがおすすめです。
Web会議システムを活用することで専門家やアドバイザーと遠隔通信を行いながら、お客様の疑問・不安などをその場で解決できることができます。 営業からヘルプ要請を受けた本部のアドバイザーが、お客様に直接アドバイスするという仕組みを作ることで、チームプレイで商談を獲得できる可能性が高まります。

活用法2：店舗と本部の連携が取りやすい

全国に多くの店舗を持つ場合、本部とそれぞれの店舗との連携が上手くいっていないと、企業の方針がズレたり、ズレによる弊害が発生したりすることが起きます。

Web会議システムを活用することで本部と各店舗との連携が取りやすくなるため、企業方針や業務内容にズレが生じてしまうことも少なくなるでしょう。
加えてWeb会議システムを活用することで、業績や売上の良い店舗で実践しているノウハウなどを他店舗に共有しやすくなります。 その結果、企業全体の利益につながることも考えられます。

活用法3：災害時も事業継続性が確保できる

「会社が被災してしまい、出社できなくなった」「災害により交通アクセスが断たれ、出社できなくなった」といった場合でも、Web会議システムを活用することで、家に居ながらにして会議を行うことができます。

これは、企業の事業継続性を確保する手段として最適な方法であると言えます。 今後の方針についてWeb会議システムを活用して決定していくことで、災害後であっても初動を早めることができ、復旧までの時間を短縮することにつながります。

活用法4：在宅勤務をサポート

場所を問わずに会議・打ち合わせ・ミーティングが行える点は、Web会議システムの一番の魅力と言っても過言ではありません。
Web会議システムを活用すればテレワーク推進にもつながり、働く場所を自ら選ぶことができます。

病気・子育て・介護などの理由により、これまで仕事内容に制限がかかってしまった方でもWeb会議システムを活用することにより、場所・時間にとらわれずにテレワークを行うことが可能になります。
もちろん勤務形態を強制する必要はなく、「テレワークを行う方はWeb会議にてから参加、その他の社員は会議室で会議に参加する」という混在した仕組みを取ることで、「出社しなければ会議に参加できない」というこれまでのイメージを変え、会議形態・勤務形態の幅を広げるようにしましょう。

おわりに

本記事では、Web会議システムのさまざまな活用法についてご紹介しました。
働く場所を自由に設定でき、「出社しなければ仕事・会議ができない」という概念を覆したのがWeb会議システムです。 これまでにも、さまざまな事情から働きに出ることを諦めていた人にも可能性を与えてくれる存在だと言えるでしょう。