Web会議と対面会議どちらが良い？状況別の使い分け方をご紹介

Web会議のメリット

Web会議の一番のメリットとしては、参加者の予定が合わせやすいということが挙げられます。
スケジュールの調整もしやすいと言えるでしょう。

ひとつの場所に集まらなくても良いため、会議室の予約や移動時間の考慮を行うことが不要なのです。
途中で参加者が増えたとしても、スペースを気にする必要もありません。 そのため、途中参加もしやすいです。 資料を画面に表示させつつ話を進行できるというのも魅力のひとつです。

対面会議の場合は後ろの席が見えにくいという問題が発生しますが、Web会議の場合は画面に表示させることができるため、席の配慮をせずとも会議を進行させることができます。

• Web会議の注意点

  Web会議の注意点としては、コミュニケーションや日常会話などの雑談がしにくいという点が挙げられます。
  議論を行う場合、画面越しではやはりどうしても発言がしにくいという点が考えられます。

  相手の表情も分かりにくいため議論がぎこちなくなってしまう可能性もあります。 また電波状況が悪い参加者が居ると、映像・音声が途切れてしまって会議が中断してしまうこともあるでしょう。 タイムラグが生じてしまうこともあるため、挨拶や相槌の声が相手の発言を遮ってしまうこともあります。

対面会議のメリット

Web会議の一番のメリットとしては、参加者の予定が合わせやすいということが挙げられます。
スケジュールの調整もしやすいと言えるでしょう。

対面で会議を行うメリットとしては、表情・声トーンなどを感じ取ることでコミュニケーションを円滑に取ることができるという点にあります。
会議の進行者も参加者の様子を確認しながら進行できるため、会議がスムーズに進みやすいという魅力もあります。

• 対面会議の注意点

  対面会議の注意点としては、参加者のスケジュール管理や会議室の予約など調整時間を取られてしまう点にあります。
  参加者決定後、人数に合わせた会議室を参加者全員の都合が押さえられる日に予約する必要があるため、調整が非常に大変です。 移動時間のことも考慮すると、より調整が難しくなってしまうでしょう。

Web会議と対面会議はどう使い分ける？

対面会議はコミュニケーションを取りやすいことが大きな魅力であるため、「議論を活発に行いたい時」「コミュニケーションを円滑にとりたい時」に行うのが良いでしょう。
また部下と上司が一対一で行うミーティングや面談といったものも対面会議の方が、気軽にコミュニケーションを取ることができると言えます。

加えて大きいプロジェクトや役員へのプレゼンテーションを行う際なども、相手の反応を確認しながら進行できるため、対面会議の方がおすすめです。
一方Web会議は、手軽に開催できるという特徴から、「大人数での報告会」「全体に共通認識を持たせたい時」に行うのがおすすめです。

部署内での月次報告・セミナー・勉強会・キックオフミーティングといった大人数に向けて一方的に報告を行うという場合、Web会議の方がスムーズに進行できるでしょう。 またWeb会議で録画機能を活用することで、欠席者や遅刻者に個別にコンテンツ共有を行うことも可能です。

おわりに

本記事ではWeb会議と対面会議どちらが良いのか、状況別の使い分け方についてご紹介しました。
Web会議にも対面会議にもそれぞれメリットや注意点があるため、「どちらの方が良い」ということはないのです。

両者の魅力と注意点を理解した上で、上手に使い分けることができれば無駄なく会議を進行することができます。 そのために会議の目的を明確にし、社員にも理解してもらうことで「これは何のための会議であるのか」を考えるきっかけとなります。
会議の目的を明確にした上で、どちらの会議方法で開催するのかを検討していきましょう。