- 概要
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「Web会議システムを導入したのは良いけれど、社員があまり使っていない…」というお悩みを抱えている方も居られるのではないでしょうか？
本記事では、Web会議を社内に浸透させるにはどうすれば良いかという内容についてご紹介していきます。
Web会議が浸透していない理由は？
Web会議が社内で浸透していない理由としては以下のような内容が考えられます。
- 「Web会議の方法やメリットが分からない」というケース
- 「音問題など、環境が悪く会議ができない」というケース
- 「そもそもWeb会議システムの設置場所が分かっていない」というケース
浸透していないそれぞれの理由に関して、解決するための方法をご紹介します。
Web会議を社内に浸透させるコツ
Web会議を社内に浸透させるコツについてご紹介します。
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ケース1：Web会議の方法やメリットが分からない
「Web会議の方法やメリットが分からない」という場合は以下のような方法がおすすめです。
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Web会議のマニュアル作成
Web会議のマニュアルを作成しましょう。
研修を実施する資料としても必要なのですが、その後も参照できるようマニュアルにしておきます。Web会議方法・ツールの使用方法に限らず、Web会議を行う際のルールに関しても記載しておきましょう。
インターネット経由でインストールを行う必要があるものは、利用可能な条件とともにシステム管理者への確認の流れについても記載しておくと安心です。 マニュアルはデジタルで閲覧・印刷ができるようにしておきましょう。 -
社内研修の実施
社員にWeb会議を行うメリットを説明し、導入の理解を深めましょう。
その上で社内導入したWeb会議システムに関しての使用方法も研修で行います。
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ケース2：音問題など、環境が悪く会議ができない
「音問題など環境が悪くてできない」という場合は以下のような方法がおすすめです。
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Web会議のためのスペース確保
当然のことながらWeb会議を導入して社員研修を行っても、スペースが無ければ使用できません。 オフィスをパーティションで区切ることで、Web会議が実施できるスペースを確保できます。
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音に対するマナーを強化
Web会議を行う際の音問題については注意しなければなりません。
社員それぞれは音に対するマナーを守るようにし、快適に働くことができるオフィスを目指せるようマナー強化を行いましょう。
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ケース3：Web会議システムの設置場所が分かっていない
「Web会議システムの設置場所が分かっていない」という場合は以下のような方法がおすすめです。
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一目で分かる場所に設置する
Web会議システムのツールは、社内共有備品として管理させていることが多いかと思います。
「管理者を通してでないと管理している場所がわからない…」というのでは、面倒に感じてしまい使用頻度が減ってしまうことも考えられます。 社員全員が一目で分かるような、分かりやすい場所に設置しておくようにしましょう。 -
設置の仕方を工夫する
乱雑に設置されていては、どうしても使う気持ちにはなれないもの。
「何がどの場所にあるのか」が一目で分かるようツール別に収納場所を決定し、美しい状態が保てるよう工夫することが大切です。 設置場所に取り扱い説明書を示した看板も設置しておけば、より明確になるでしょう。 「誰もが気軽に使いやすい」ということを意識して設置をしてみてください。
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おわりに
本記事では、Web会議を社内に浸透させるにはどうすれば良いかという内容についてご紹介しました。
Web会議が社内に浸透しない理由を明確にし、「どうすれば社員たちが使いやすくなるのか」を考えた上で必要な対策をとっていくことをおすすめします。 さまざまな工夫を凝らすことでWeb会議に対してのイメージが変わり、「気軽なツール」として使用頻度の向上も期待できるでしょう。
