WEB会議システムとは？導入メリットや選び方についてご紹介

概要: 働き方改革の影響を受け、WEB会議を導入する企業が近年増加傾向にあります。
本記事ではWEB会議システムとはどのようなものか、導入メリットや選び方についてもご紹介していきます。

WEB会議システムとは？

「WEB会議システム」とは、インターネット環境を通じて遠隔拠点の相手とも円滑な会議をおこなうことができるコミュニケーションツールを意味します。
WEB会議システムを導入することで、非対面で映像や音声を共有でき、社内会議・商談・セミナーといったさまざまな用途に活用することができます。

WEB会議とテレビ会議の違い

WEB会議と混同されがちなものとして「テレビ会議」というものがあります。
WEB会議システムは、自宅や遠隔の場所からインターネット上で行う会議であるのに対し、テレビ会議システムは大人数で集まった会議室同士のシステムをつなげて行う会議です。

WEB会議システムを導入するメリット

WEB会議システムを導入するメリットをご紹介します。

いつでもどこでもすぐに会議ができる

インターネット環境があれば、時間・場所に左右されることなく会議をおこなうことができます。 会社はもちろん出張先・自宅からでも会議をおこなうことができるため、働き方も柔軟になります。 会議や打合せのための訪問が不要となり、従業員の交通費・出張費などの経費や移動時間を削減することにもつながります。

働き方改革につながる

WEB会議システムを導入することで、会議のために出社する必要が無くなります。「会社に行かずとも仕事がおこなえる」ことからテレワークを取り入れやすくなり、テレワークを併用すれば従業員の働きやすさをぐっと向上させる要素ともなり得ます。またWEB会議システムの種類によっては、会議の内容を録画・録音できるものもあります。録画・録音内容を共有することで、会議に参加できない従業員にも簡単に会議の内容を共有できます。

ペーパーレスにもつながる

WEB会議システムは、資料共有・画面共有機能が備えられているものが多いです。本来であれば人数分の資料を印刷しなければなりませんが、WEB会議システムを導入することで印刷が不要となり、手間やコストの削減などにもつながります。

WEB会議システムを導入するデメリット

通信状況の影響を受けてしまうことも

WEB会議システムを使用する際には、当然ながらインターネット回線が必要となります。そのため外出先・出張先・自宅など会社以外でWEB会議をおこなう際、その場所の通信状況が悪いと接続が不安定になり、スムーズに会議をおこなえないことも少なくありません。重要な商談でWEB会議システムを使用する場合は、通信状況を事前に確認しておくようにしましょう。

情報セキュリティのリスク対策はしっかりと！

WEB会議システムの情報セキュリティはシステム提供元の影響を受けるという特徴があるため、セキュリティ対策はしっかりとおこなっておきたいところです。不正アクセスがあった場合、重要な資料を閲覧されたり盗聴されたりしてしまうリスクが伴います。

WEB会議システムを導入する際には、セキュリティ要件について確認しておくようにしましょう。

WEB会議システムの種類

WEB会議システムの種類をご紹介します。

クラウド型

クラウド型は、システム提供会社のサーバーを経由したオンライン会議システムを指します。
会議システムを契約してすぐに使用開始できるのが魅力です。また自社でサーバーの用意・管理をおこなう必要がないので、管理のために専任者を雇用する手間も省くことができます。

ブラウザ型

ブラウザ型は、専用アプリ・ソフトなどをインストールせずに利用できるオンライン会議システムを指します。「Google Chrome」や「Safari」といったWEBブラウザより、WEB会議を実施できます。システム提供会社のWEBサイト上でオンライン会議用の共有URLを発行することで、対象者のみがアクセス可能となる仕組みです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内ネットワーク内のみで利用可能となるオンライン会議システムです。自社でサーバーを用意し、そのサーバーを経由して通信を行うことから、すでに導入している自社のセキュリティ対策を利用することができます。対策がおこなわれた環境下で通信するため、データが抜き取られるなどといったリスクも抑えることができ安心です。

WEB会議システムの選び方

WEB会議システムの選び方についてご紹介します。

使用目的を明確にしておく

WEB会議システムの使用目的を明確にしておくことをおすすめします。
使用目的を明確にすることで、システムの品質や情報セキュリティ面で導入したいシステムを絞ることができるでしょう。

同時接続数の確認

大人数での会議・大規模なセミナーの開催などでWEB会議システムを活用したいという場合、システムへの同時接続数を必ず確認しておきましょう。基本的には、同時接続の数が増えるほどコストがかかります。大人数での同時使用を予定している場合には、有料のシステムも検討しておきましょう。

映像・音声の品質は良いか

「導入したWEB会議システムは自社の従業員が使用しやすいものか」というポイントも確認しておく必要があります。システムによっては、「アンケート機能」や「録音・録画の機能」に関しては備えられていない・有料となっている場合もあります。従業員がWEB会議をおこなう目的を把握したうえで、必要な機能が備わっているかを確認しておきましょう。

従業員が使いやすいか

WEB会議の映像・音声の品質があまり良くないと、会議に集中できない・会議がスムーズに進まないという問題が発生します。映像・音声の品質が良ければ会議がスムーズに進むほか、場の雰囲気も感じることができるため、対面とほとんど変わりない状態で会議をおこなうことができるでしょう。

ELECOM製のWEB会議システム

ELECOMではオリジナルのWEB会議システムとして、「Smabri」を提供しています。WEB会議に必要な機器をまとめてセットにしたもので、さまざまなシーンでオンライン会議のサービスを使用できます。機器は常設型であるため会議によって機器を設定し直す必要はありません。オンライン会議で起こりがちなパソコンの持ち込みで発生するハウリングなどのトラブルも軽減でき、会議をスムーズに進行させることができます。

https://www.elecom.co.jp/solution/contents/00006/

おわりに

本記事ではWEB会議システムとはどのようなものか、導入メリットや選び方についてもご紹介しました。
WEB会議システムを導入することで、場所を問わずどこでも会議をおこなうことができます。

自社に適したWEB会議システムを選定し、働き方改革として上手く活用できるようにしましょう。