【WEB会議コラム】ウェビナーに参加する際の確認事項と注意点

ウェビナーとは？

ウェビナーとは、「WEB」と「セミナー」を掛け合わせた造語であり、オンライン上で実施されているセミナーのことを意味します。
「ウェブセミナー」「オンラインセミナー」とも呼ばれており、オンライン会議ツールや動画配信ツールなどを使用して実施されます。

ツール上で設定された部屋に参加者を集め、カメラで講師やセミナーで使用する資料を投影しながらセミナーが進行されます。 参加者はインターネット環境さえあればどんな場所からでも視聴可能であるため、オフラインのイベントよりも気軽に参加できるでしょう。

【WEB会議】ウェビナーに参加する際の事前準備

ウェビナーに参加する際の事前準備について、4つご紹介します。

• 回線

  ウェビナーにおける音声や映像の配信がスムーズになるように、インターネット回線を安定させておく必要があります。
  有線を使う方が通信速度は速くなる傾向にあるため、可能であれば有線を用いるのも有効です。 また配信開始の際には、複数の読み込みが同時におこなわれると通信状況が安定せず、つながりづらくなるため、ウェビナーツール以外のブラウザを立ち上げないようにしておきましょう。

  このように、回線状況や機材の不備などに問題が無いかどうかは、事前に確認してくことが大切です。 また、ウェビナー参加に必要となる機材やツールなど、使用環境も整えましょう。参加するウェビナーで使用されるツールがパソコンのスペック・周辺環境に適したものであるか、事前に公開されているウェビナーの紹介ページで推奨環境を確認しておきましょう。

• ヘッドフォン

  ウェビナーに参加した際に、相手の音声が聞こえなかったり、自分の音声が届いていなかったりといった音声トラブルを無くすためにも、ヘッドフォン・マイクなどの音声機材の状態も確認しておくことをおすすめします。 ヘッドフォンの音声が途切れることなく正しく聞こえるかを確認し、マイクのオンとオフも正常に反応するかを見ておきましょう。 なお一般的に、ウェビナーは対話型になることは少ないため、相手の音声が正常に聞き取れれば大きく問題はありませんが、グループワークなど、参加型のウェビナーにおいては自分の音声についてもしっかり確認しておきましょう。

• セキュリティ

  オンラインからウェビナー参加する際は、情報漏洩のリスクも踏まえ、セキュリティ対策としてパソコンの設定やツールについて確認しておきましょう。 ウイルス対策ソフトを導入し、ツールを使用する際、パスワードも強化しておくと一層安心だと言えます。

• 専用ツールの登録・ダウンロードを済ませておく

  ウェビナー参加に必要な専用ツールがある場合、直前におこなうと時間に間に合わなくなってしまう場合もあるため、必ず事前に登録・ダウンロードを済ませておきましょう。 ツールの導入や準備に関して事前に確認しておくことで、設定や操作方法を勉強できる時間ができるためウェビナーの内容にも集中することができます。

【WEB会議】ウェビナーに参加する際の注意点

ウェビナーに参加する際の注意点についてもご紹介します。

• 顔出し・本名参加が必要かを確認しておく

  ウェビナーによっては、参加者の顔出し・本名参加が必要となる場合もあるため、心配である場合は事前に確認しておくと安心です。 名前が必要な場合はハンドルネーム（インターネット上でのニックネーム）での参加も可能であるか、また、開催者のみが顔出しする形でおこなわれるのかなど、どの程度の情報の開示が必要かチェックしておきましょう。 分からない場合は、いつでも表示できるように設定だけは確認しておき、非表示で参加しておくのも良いかも知れません。

• 開催時間までに余裕をもって待機しておく

  本番のトラブルを回避できるよう、開催時間よりも5～10分ほど早い時間から入室しておき、ウェビナー開始まで余裕をもって待機しておくことが大切です。
  音声のオン・オフや正常に映像が映るかなどを確認しながら、いつでも開始可能な状態にしておきましょう。

おわりに

本記事ではWEB会議コラムとして、ウェビナーに参加する際の事前準備と注意点についてご紹介しました。
ウェビナー当日は開催時間ギリギリに参加するのではなく、おおよそ5分ほど前には参加し待機しておくようにしましょう。
その際、映像・音声に問題が無いかもあわせて確認しておき、いつでもウェビナーの内容に集中できるように整えておくとスムーズです。