WEB会議における効率的な議事録の作成方法をご紹介

基本的な議事録の書き方

議事録は「5W1H」に沿って書くことが基本です。
会議における「5W1H」とは、それぞれ以下の項目を意味しています。

1. 「When」いつ：会議日程や時間
2. 「Where」どこで：会議場所
3. 「Who」誰が：会議の参加者
4. 「What」何を：会議の議題やテーマ
5. 「Why」なぜ：会議をおこなう目的
6. 「How」どのように：開催の方法

会議の議事録は後から誰が見ても内容が分かるように、詳細まで正確に情報を残しておく必要があります。
「5W1H」に沿って議事録を書くと必要な情報がすべて理解でき、端的で伝わりやすい議事録を作成できるのです。 また、情報の記入漏れを防止するという目的でも「5W1H」は有効な書き方であるとされています。

【WEB会議】効率的な議事録の作成方法

では次に、WEB会議における効率的な議事録の作成方法をご紹介します。

• 画面録画で会議内容をデータ化する

  WEB会議をおこなう際に画面録画機能を活用することで議事録の作成効率がグンと上がります。
  画面録画機能を活用すれば、会議中に用いた資料をそのまま動画の記録として残すことができます。

  会議中の聞き逃しや記録漏れがあったとしても、後から動画で確認することができます。 当日の会議に参加ができなかったメンバーも後から確認でき、会議内容をすべて漏らさずに共有できるという点も魅力です。

• 「文字起こし機能」を活用する

  従来の議事録作成において、時間を要する作業と言えば「文字起こし」です。
  画面録画の動画を見返しながら文字起こしをする場合、一回で会議内容が聞き取れずに何度も巻き戻して少しずつ確認しながら作業をするため、多くの時間がかかったという経験をされた方は多いでしょう。

  そのような場合には画面録画の機能に加えて、「文字起こし機能を搭載しているWEB会議システム」を導入することで、会議で聞き取った内容を自動で文字起こしすることができます。 また文字起こし機能の中には頻繁に使用できる用語を登録できたり、多言語に対応していたりといった特徴があるものもあるため、ご自身の使用条件に見合った機能が搭載されているものを選びましょう。

文字起こし機能を活用するメリット

上記でご紹介したWEB会議の「文字起こし機能」。
こちらの機能をWEB会議で活用するメリットについてご紹介します。

• 議事録を短時間で作成できる

  人の手で一から議事録を作成しなくても良いため、議事録の作成時間を短縮することができます。
  また文字起こし機能だけでなくほかの機能も追加することによって、一層簡単に議事録を作成することができます。
  議事録の作成にかかる時間を短縮することで、より人の手が必要な業務に時間を割くことができます。

• 早く情報共有ができる

  議事録の情報共有が早くできるという点もメリットの一つです。
  会議によっては内容が複雑だったり、会議時間が長かったりして、議事を上手くまとめるのが難しい場合もあるでしょう。 従来の議事録の作成方法ではどうしても時間がかかってしまい、議事録作成に時間がかかる分だけ情報共有も遅くなってしまいます。

  文字起こし機能を活用することで作成時間も短縮できるため、情報共有までの時間も短くすることができます。

おわりに

本記事では、WEB会議における効率的な議事録の作成方法についてご紹介しました。
議事録の作成は基本的に手間がかかるものであるため、画面録画機能や文字起こし機能などを活用して効率的に作成するのが良いでしょう。