WEB会議で活用できる画面共有の種類や活用メリットについて

WEB会議で活用できる画面共有の種類

WEB会議で活用できる画面共有の種類についてご紹介します。

• デスクトップ共有

  「デスクトップ共有」は、ご自身のパソコンのデスクトップ画面をすべて共有できるものです。
  複数の資料を続けて使用する際には、共有したい画面を最前面に表示することで簡単に資料を切り替えることができます。

  しかし、自分のパソコン画面がすべて共有相手にも見えてしまうため、個人情報や機密情報など画面共有すべきでない資料が映ってしまわないように、事前にデスクトップを整理しておくことが必要です。

• ウインドウ共有

  「ウインドウ共有」は、デスクトップ画面にある複数のウインドウの中から選択したウインドウのみを共有できるというものです。

  共有画面とは別の資料を手元のパソコンで確認しながら会議を進めたい時や、一つの資料だけを会議で共有したい時に有効です。

• ホワイトボード共有

  「ホワイトボード共有」は、オンライン上のホワイトボードを共有できるものです。
  オンライン上のホワイトボードを共有することによって、文字・図・イラストなどを自由に書き込むことができるため、企画会議などで用いられることが多いです。

  WEB会議前に書記担当を決めておき、その一人だけが書き込むというケースもあれば、WEB会議の参加者全員を書き込み可能にするケースもあります。

WEB会議で画面共有を活用するメリット

WEB会議で画面共有を活用するメリットをご紹介します。

• 情報の齟齬を減らすことができる

  WEB会議での画面共有のメリットとして、参加者全員が会議中に同じ資料をリアルタイムで確認できることから、情報の齟齬を減らせるということが挙げられます。
  参加者全員が同じ情報を見ているため情報の齟齬が減り、効率的に会議を進行させることができるのです。 議題の説明も分かりやすくなり、議論もスムーズに進められることでしょう。

• WEB会議参加者の準備の手間を減らすことができる

  会議参加者の準備の手間を減らせることも、WEB会議での画面共有のメリットとして挙げられるでしょう。
  必ずしも事前に資料を配布したり印刷したりする必要がないため、会議の主催者は事前準備の手間が省けます。

  また、会議の参加者側も同様に、資料が手元になかったとしても支障なく会議に参加できるため、準備の手間が省けます。
  これによって、より効率的に会議を進めることができ、時間・労力の節約にもつながることでしょう。 またデジタル資料の活用によって、印刷時にかかる紙のコストも節約することができます。

• 視覚情報により参加者の理解度を高める

  WEB会議で画面共有を活用することにより、資料の内容を視覚的な情報で会議の参加者に伝えることができます。
  画面共有により、図表やグラフ、プレゼンテーションなどを参加者全員が同時に見られるため、複雑な情報やデータを視覚的に確認でき、会議内容への理解が深まりやすくなるのです。

  参加者の情報の理解度が高まることで、会議をより有意義なものにできるでしょう。

おわりに

本記事では、WEB会議で活用できる画面共有の種類やメリットについてご紹介しました。
WEB会議において、特に図・表・デザインが必要な場合など、視覚的な情報を共有する必要がある場合、画面共有をおこなうのがおすすめです。

WEB会議の画面共有の方法にはさまざまなものがあるため、活用シーンによって使い分けることで参加者の理解もより深まることでしょう。