WEB会議では相互確認が大切！その理由やメリットについてご紹介

WEB会議で相互確認が重要な理由

WEB会議で相互確認が重要な理由として、以下の点が挙げられます。

• 誤解を防ぐ

  WEB会議では、参加者の表情や身振りが見えづらい場合や、音声が途切れてしまった場合など、スムーズに情報伝達ができなかったときに誤解が生じやすくなります。
  意図が不明確なまま話が進んでしまうと、後で誤った理解に基づいて行動してしまうリスクがあります。
  相互確認をおこなうことで、誤解を防ぎ、会議を円滑に進めることができます。

• 通信環境の違いによる情報伝達のミスを減らす

  WEB会議では、参加者全員が良好な通信環境であるとは限りません。 そのため、必要に応じて参加者に通信環境の相互確認をおこなうとよいでしょう。

  たとえば「今、音声は届いていますか？」「画面共有した資料は見えていますか？」などの声がけをおこなうことが挙げられます。 通信環境が良好でない参加者にも配慮することで、より有意義なWEB会議をおこなうことができます。

• 参加者の理解度をあわせる

  会議中、すべての参加者が同じ理解をできているかどうかを確認することは重要です。
  参加者の理解度を把握せずに会議を進めると、意見の食い違いや誤解が生じることがあります。

  対面での会議よりも参加者の顔が見えづらいWEB会議では、より丁寧な相互確認をおこなうことで、全員が同じ理解を持てるようになるでしょう。

WEB会議の相互確認の方法

WEB会議の相互確認の方法をご紹介します。

• 質問をする

  会議中に重要なポイントを伝えた後、簡単な質問を投げかけて理解度を確認します。
  「今の内容がわかりづらかった方はいますか？」や「ご質問はありませんか？」などといった質問をすることで、参加者が内容を正しく理解したかを確認できます。

• まとめの時間を設ける

  会議の終わりに、議論した内容や決定事項をまとめる時間を設けることも有効です。
  参加者が内容を振り返り、理解しているかを確認することで、誤解やミスを防ぐことができます。
  また、進行役が「この内容でよろしいですか？」と確認することで、全員の意見を引き出せます。

• チャット機能を活用する

  多くのWEB会議プラットフォームには、リアルタイムでコメントや質問ができるチャット機能があります。
  会議中に疑問点があれば即座に質問でき、理解に自信がない部分を確認できます。 チャットを活用することで、会議中に簡単に確認作業ができ、誤解を減らせます。

WEB会議の相互確認のメリット

WEB会議の相互確認のメリットをご紹介します。

• 会議の効率化

  相互確認をおこなうことで、会議の進行がスムーズになります。
  誤解が生じにくく、重要な決定事項が正確に伝わるため、後でやり直しをおこなうことが少なくなります。

• 参加者全員の意見を反映しやすい

  会相互確認を通じて、参加者全員が同じ情報を共有していることを確認できます。
  また、確認作業をおこなうことで、参加者全員の意見を結論に反映しやすくなるため、会議の成果も高くなります。

• トラブルを防げる

  相互確認をすることで、会議後に発生しやすいトラブルや誤解を防ぐことができます。
  特に、決定事項が曖昧なまま会議を進めてしまうと、後で問題が起こりやすいです。相互確認をおこなっておけば、会議後の手戻りを防ぐことができます。

おわりに

本記事では、WEB会議における相互確認の重要性とそのメリットについてご紹介しました。
WEB会議におけるオンラインでのコミュニケーションは対面に比べて情報が伝わりづらいため、意識的に相互確認をおこなうことが求められます。
これにより、参加者全員が同じ情報を理解し、会議の成果を挙げることができます。

相互確認を意識的に取り入れ、より効果的でスムーズな会議を実現しましょう。