会議室管理サービス
ROOM CONCIER
（ルームコンシェル）
- 導入レポート
株式会社ユビテック様 - 株式会社ユビテック様は、エレクトロニクスの最先端を追求する企業として1977年に創業。
その後、ソフトウェア開発からネットワーク構築、ハードウェアの量産までを
一貫して行うことができる企業として成長してきた。
2019年2月、ユビテック様では会議室管理サービス「ROOM CONCIER（ルームコンシェル）」をリリース。 その端末として、ロジテック製タブレットPCをご採用いただいた。 その経緯や選択のポイント、運用の実態について伺った。
「会議室利用状況の見える化」で最適化を図る
社内からは「会議室が足りない」「予約がとれない」といった声が上がる一方、予約しても実際に使われない「空予約」や、必要以上の時間を予約する「長時間予約」などが原因で、会議室の稼働率が低下している企業は多いのではないだろうか。
会議室の有効な活用および会議の効率化は、企業の生産性の向上に欠かせない要素である。そんな時代背景のなか、株式会社ユビテック様は会議室管理サービス「ROOM CONCIER（ルームコンシェル）」を2019年2月にリリースされた。これは、会議室の予約を管理し「見える化」することで、会議室の運用効率を最適化するシステムである。
ROOM CONCIERでは、会議室前に設置されるタブレット端末で利用状況が確認できるうえ、予約/キャンセルが手軽に行える。室内には人感センサーが設置されており、入室／在室／退室を自動で検知するため、手作業によるボタン操作などは不要だ。
また、スピーカーに接続することができ、会議終了５分前にチャイムで知らせたり、終了時間が過ぎても出てこない人に、外からチャイムを鳴らしたりすることもできる。
会議時間をしっかりと管理し、「ダラダラ会議」を防いだり、急な来客時も素早く打ち合わせ場所を確保できたりするといったメリットがある。
天井面に設置された人感センサー。1台で2～3mの範囲をカバーする。
他社の会議予約システムと比べてROOM CONCIERのユニークなポイントは、人感センサーと連携している点だ。
「天井にセンサーを設置して、人の動きを検知することで、入室／在室／退室が自動的に判断されます。入室時や退出時にスイッチを押す手間を省けるほか、未利用の部屋の予約を取り消したり、予約せずに使っている人がいることを検知することができます」と、開発者の一人大貫氏は語る。
また、開発リーダーの長氏はこのセンサーがローコストに導入できる点も特徴だと言う。
「ROOM CONCIERは、センサーからの情報をBLE（Bluetooth Low Energy）を使って無線で集めるため工事があまり発生せず、安価に導入できる点も強みです」
自動車の車載器の開発も行うユビテック様だけに、センシング技術について高いノウハウを持っており、それがROOM CONCIERにも生かされている。
ROOM CONCIERの主な機能
人感センサーとの連携により、入室時や退室時に操作することなく、自動で会議室の利用状況を自動判別できる。
予約通りに会議室が使われていなかった場合、自動キャンセルされ、他の人が再度予約できる。
予約の終了時刻にあわせて、会議終了の事前通知を音声で行うことができる。
サイボウズやoffice365といったグループウェアとの連携にも対応しており、自席のPCから会議室の確認や予約をすることもできる。
会議中に会議室に設置したタブレット端末から時間延長を行うことができる。
メッセージアプリとの連携により、メッセージアプリにメッセージ送信することで、入室時や退室時の操作や、延長操作を行うことができる。
利用実績レポートを出力し、適正な会議室の運用について検討することができる。
予約状況の一覧表示、利用中の一覧表示を見ながら空いている会議室を探すことができる。
タブレットのバッテリーレス化で24時間365日の運用が可能に
本体背面にコード類がきれいに収まる点も、採用のポイントとなった。また、背面のねじ穴はVESA75規格対応で、壁掛け金具やアーム、スタンド類への取付も容易である。
ROOM CONCIERに使用する端末を選ぶにあたって、インターネットなどで情報を集め、いくつかの候補の中からロジテック製のタブレットPCをお選びいただいたという。その際、端末を選択する条件となったのが「バッテリーレス」だったと開発リーダーの長氏は振り返る。
「ROOM CONCIERの端末は、24時間365日電源が入ったまま使用します。そのため、バッテリー内蔵の機種ですと、バッテリーが膨張してしまう恐れがあるんです。また、停電などの際、電気の復旧と同時に端末も再起動してくれるとお客様の手間も減りますよね。その機能も重視しました。他には、コードの取り回しが背面からできて見栄えがいいこと、有線と無線両方のLANが使えること、業務用で頑丈であること、壁への取付用金具が用意されていることなども考慮してロジテックさんの端末を選びました」
ちなみに、ROOM CONCIERではキッティングもロジテックが行い、お客様の手間を省いている。また、メーカー側の営業担当が窓口となっていることも、商品知識などの点で安心感につながっているという。
AIや他のソリューションとの連携でさらに新たな付加価値を追求
開発リーダーの長氏に、ROOM CONCIERの今後の進化について伺った。
「いろいろあるのですが、AIを使ってお客様の会議室利用をもっと最適化する仕組みがつくれれば面白いんじゃないかと思っています。また、ROOM CONCIER単体ではなく、他のソリューションと連携して新しい付加価値を生み出したいと思っています」
企業の会議室の効率運用を、「利用状況の見える化」によって実現するROOM CONCIER。その日々の運用をロジテックの技術がサポートしている。
お客様プロフィール
- IoT事業第２部 開発リーダー
長氏
- IoT事業第２部 開発担当
大貫氏
- IoT事業第２部 開発担当
松島氏
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株式会社ユビテック
ユビテック様では、「技術と顧客志向」を企業理念に、IoTに関するプラットフォームからデバイス、ネットワーク、ソフトウェアまでをワンストップで提供できることを強みとして事業を展開。同社が持つ「とる／センシング」「つなぐ／ネットワーク」「いかす／アプリケーション」「ためる／プラットフォーム」という４つのコア技術を連携させ、IoTのさまざまな可能性を追求していく取組みを続けておられる。
左より、ROOM CONCIERの開発に携わったIoT事業第２部 小林部長、松島氏、大貫氏、長氏。
