オフィスの受付に業務用タブレットを導入するメリットと活用法

オフィス受付で業務用タブレットを活用するメリット

オフィス受付で業務用タブレットを活用するメリットについてご紹介します。

• 受付ミス防止

  たとえばオフィスの受付予約を業務用タブレットでおこなう場合、来訪者が自身で受付操作をおこなうため、従来の受付担当者による伝達の手間・時間を省けるほか、伝達ミスなどの人為的なミスを軽減させることにもつながります。

  人の手により予約の受付をおこなうと、多忙時などはミスが発生することがありますが、業務用タブレットでの予約であれば、そのようなミスを極力防ぐことができるでしょう。

• セキュリティ対策

  業務用タブレットで受付業務をおこなう場合、多くは事務室内で対応する形になるためセキュリティ面が安心であると言えます。 受付担当者と訪問者が面と向かって対応することが無いため、人伝いのトラブルを防ぐこともできます。

• コスト削減

  業務用タブレットを活用して受付業務をおこなうことができれば、受付窓口に受付担当者を配置する必要が無くなるため、コスト削減にもつながります。 企業を訪問した人は業務用タブレットを操作するだけで社内オフィスへの立ち入りをおこなうことができます。

オフィス受付での業務用タブレットの活用法

オフィス受付での業務用タブレットの活用法をご紹介します。

• 受付対応にQRコードを活用する

  受付窓口に業務用タブレットを設置することで、QRコードを活用しての受付対応をおこなうことができます。
  企業の中には、企業訪問の予約をした際にQRコードが発行されたメールが届き、企業訪問当日にそのQRコードを受付窓口の業務用タブレットにかざすだけで受付できる仕組みをとっているところもあります。 訪問者にとっては手軽に受付ができ、企業側も受付担当者を介さずとも直接担当者につながるため、受付で発生する業務を効率化できるのです。

• 担当者を検索して呼び出せる

  業務用タブレットに搭載されている受付システムの機能によっては、タブレット画面上で担当者を検索して呼び出すことができるものもあります。 受付システムによってさまざまな呼び出し方法がありますが、一般的な呼び出し方法としてはチャットや電話といったものが挙げられます。

  担当者が外出中で社内に居ないという場合、担当者名が表示・検索されない仕組みになっているものもあります。 このような受付システムを選択すれば、担当者が不在時に呼び出してしまうこともありません。

• 入館・退館が自動で記録できる

  業務用タブレットで受付業務をおこなうことで、訪問者の入館・退館を自動で記録できます。
  受付予約の際にQRコードが発行されるものを採用すれば、入館時・退館時に受付の業務用タブレットにQRコードをかざすことで簡単に入退館時刻が記録できます。
  QRコードが発行されないものであっても、入館時・退館時に業務用タブレットの画面を操作することで入退館時刻を記録できるでしょう。

  注意点として、入館時は業務用タブレットを操作して受付をした場合でも、退館時にはタブレット操作による退館を忘れてしまう人も多いということがあります。 そのような場合には、「入館時時刻から1時間後には自動で退館時刻が刻まれる」といった仕組みを取り入れるなど、忘れ防止の対策も考える必要があります。

おわりに

本記事では、オフィスの受付に業務用タブレットを導入するメリットと活用法についてご紹介しました。
来社予約の事前受付・訪問者の予約対応・入退館時刻記録など、オフィスの受付業務における業務用タブレットの活用法にはさまざまなものがあります。
受付の業務効率アップを実現させるために、業務用タブレットの導入を検討してみてはいかがでしょうか？