コラム

入れ替え時期は「故障してから」ではなく3つの軸の掛け合わせで決める

入れ替え判断は、単独の基準では成立しません。保守期限（いつまでメーカーサポートが受けられるか）、故障率（この先どのくらい壊れやすくなるか）、業務影響（止まったときにどれだけの損失が出るか）の3つを重ね合わせて、初めて「今年やるべきか、来年でよいか」が見えてきます。

たとえば保守期限だけを見て「まだ2年ある」と判断しても、その端末が経理部門の基幹業務で使われていて、フリーズが月に何度も起きているなら、業務影響の軸では「今すぐ」に傾きます。逆に、故障率が上がり始めていても、使用者が補助的な業務にしか使っていない端末なら、優先順位は下げて良いでしょう。

3つの軸のどれか一つを根拠に全社一斉更新を決めてしまうと、実際には「まだ十分使える端末」まで巻き込んで予算を圧迫します。台数が多い企業ほど、軸ごとにスコアを付けて優先順位を決める運用が現実的です。

保守期限からの逆算 ― OSサポートと法定耐用年数

期限は自社の裁量で動かせない基準だから、まずここから逆算するのが最も確実です。代表的な期限は2つです。

（1）OSのサポート終了日

Windows 10は2025年10月14日にマイクロソフトの無償サポートが終了しました。延長セキュリティ更新プログラム（ESU）に加入すれば一定期間は延命できますが、有償かつ期限付きの措置であり、恒久的な解決にはなりません。サポートが切れたOSを業務端末で使い続けることは、セキュリティパッチが提供されない状態を放置することと同義になります。次のOS更新のタイミングは、入れ替え計画の起点として早めにカレンダーに落としておきたいところです。

（2）法定耐用年数と保守部品の保有期間

国税庁の減価償却資産の耐用年数表では、サーバー用を除くパーソナルコンピュータは4年に区分されています。会計上の減価償却が終わるタイミングは、更新予算を確保しやすい節目でもあります。加えて、メーカーによる補修用性能部品の保有期間（一般的に生産終了後数年程度）が切れると、故障時に修理という選択肢自体がなくなります。この2つの期限が重なる年度は、入れ替え計画の「山」になりやすいです。

こうした期限の管理は、そもそも台帳が整っていないと追いかけようがありません。Excelの台帳が更新されずに古い情報のまま止まっている、という状態に心当たりがあるなら、別記事「IT資産管理の始め方｜Excel管理から抜け出す最初の一歩」で台帳の整備手順から確認しておくと、この先の判断がぐっと楽になります。

故障率は「バスタブカーブ」で考えると怖くなくなる

経年劣化による故障は、直線的に増えるわけではありません。電子機器の信頼性工学では、故障率の推移を「バスタブカーブ」と呼ぶ考え方で説明することが多いです。稼働開始直後は初期不良によってやや故障率が高く、その後しばらくは安定した低い故障率が続き、一定の年数を過ぎると部品の摩耗によって再び故障率が上がっていく。この3段階をたどる曲線です。

PCで言えば、バッテリー・ファン・ストレージ（HDD/SSD)といった機械的・電気的に消耗する部品が、摩耗故障期に入ると症状を出し始めます。バッテリーの持ちが極端に悪くなる、ファンから異音がする、起動に時間がかかるようになる。こうした症状は、「そろそろ摩耗故障期に入った」サインとして受け止めて良いでしょう。

この曲線は、業界平均より自社の実機データで追うほうが精度が上がります。修理依頼・交換部品・故障報告を資産台帳に紐づけて記録しておけば、「導入から何年目に故障報告が増え始めたか」が自社の実測値として見えてきます。台数が少ないうちは体感で把握できても、拠点をまたいで台数が増えると、この記録を人力で追い続けるのは早晩限界が来ます。遠隔地の拠点を含めて端末状況を一元管理する方法は、別記事「遠隔地のPCを管理する｜拠点に情シスがいない会社の運用」で扱っています。

業務影響をコストで可視化する ― フリーズ・再起動のロス計算式

「多少遅いだけだから」という理由で入れ替えを先送りすると、目に見えないコストが積み上がります。これを説明するなら、計算式に落とし込むのが早道です。

考え方はシンプルです。

月間損失額 ＝ 平均時給換算額 × 1回あたりの復旧時間（分）÷ 60 × 月間発生回数 × 対象人数

たとえば、平均時給換算額を3,000円、フリーズや強制再起動からの復旧に平均10分かかり、それが月3回発生する端末が50台あるとします。この場合、3,000円×10分÷60×3回×50人＝75,000円が月間の損失額として見積もれます。年間では90万円に達します。これはあくまで一例の数値です。実際の時給換算額や発生頻度は、自社の実態に置き換えて計算してください。それでも、「なんとなく遅い」という感覚を金額に変換できると、更新予算の稟議は通しやすくなります。

見落としがちなコストがもう一つあります。ヘルプデスクへの問い合わせです。動作が重い端末ほど「PCが固まった」「立ち上がらない」という問い合わせが増える傾向にあります。問い合わせ対応にかかる工数も、老朽端末が発生させている間接コストの一部として計上しておきたいところです。この観点は別記事「社内ヘルプデスクの負荷を下げる｜問い合わせが多い項目から潰す」でも詳しく扱っているので、あわせて確認すると入れ替え判断の材料が増えます。

判断のためのチェックリストと入れ替えフロー

3つの軸を毎回ゼロから議論していては、時間が足りません。次のようなチェックリストを台帳に組み込み、端末ごとにスコアリングする運用にすると判断が速くなります。

このうち3項目以上が「今すぐ」に該当する端末を優先リストに乗せ、予算の都合で全台を一度に入れ替えられない場合は、業務影響度の高いものから順に対応します。全台一斉更新にこだわらず、優先順位をつけて段階的に進めるほうが、予算平準化の観点でも現実的です。

エレコムのIT資産管理・情シス運用関連サービス

入れ替え判断の3つの軸のうち、故障率と業務影響は「データを取り続けられるかどうか」で精度が変わります。エレコムは法人向けにクラウドリモート管理サービス「AdminLink」を提供しており、PCの稼働状況の把握や資産管理、入れ替え時のキッティング支援に対応します。

具体的な取得項目や対応OS、料金体系は、本記事では断定しません。製品ページで確認してください。

よくある質問

Q1. リース契約の満了と入れ替え時期は必ず合わせるべきですか。

必ずしも一致させる必要はありません。リース満了は会計・契約上の節目であり、故障率や業務影響とは別の軸です。満了前でも業務影響が大きい端末は優先的に入れ替え、逆に満了を迎えても業務影響が小さく状態の良い端末は、再リースや延長で様子を見るという判断もあり得ます。3つの軸のスコアリングに、契約満了日を4つ目の項目として加えておくと管理がしやすいです。

Q2. 全台一斉入れ替えと、順次入れ替えのどちらがよいですか。

台数と予算によります。数十台規模で予算が一括で確保できるなら、キッティング作業をまとめて発注できる一斉入れ替えのほうが1台あたりのコストは下がりやすいです。一方、拠点が分散していたり予算が年度ごとに区切られていたりする場合は、優先順位表に基づく順次入れ替えのほうが現実的です。順次入れ替えを選ぶ場合は、機種のばらつきが管理の手間を増やすため、標準機種をあらかじめ1〜2機種に絞っておくと、後々の資産管理が楽になります。

まとめ ― 期限・故障率・業務影響を「同じ台帳」で見る

PCの入れ替え時期は、壊れてから決めるものではありません。OSサポート終了日や法定耐用年数という動かせない期限、経年で上がっていく故障率、止まったときの業務影響。この3つを重ねて見たとき、初めて「今年やるべき端末」が浮かび上がります。

• 期限（OSサポート・法定耐用年数）は前もってカレンダー化しておきます
• 故障率は自社の修理履歴を記録して実測値で追います
• 業務影響は計算式で金額化し、稟議の説得材料にします

これらを台帳上で一元管理できれば、入れ替え計画は「毎年恒例の頭痛の種」から「毎年淡々と回すルーティン」に変わります。何から手をつければよいか迷う場合は、まず自社の端末台数と保有年数の分布を洗い出すところから始めると良いでしょう。